第一条　组织召开学术会议是陕西省抗癌协会的重要任务之一。为了规范本协会举办的各种学术会议，保证会议的效果，提升会议的影响力，根据科协有关规定和本会《章程》制定本办法。

      第二条　本办法适用于协会主办、协办、支持的学术会议以及协会所属的专业委员会举办的学术会议。

      第三条　各专业委员会的正、副主任委员，学术秘书均应熟悉本管理办法，并在开展学术会议时认真贯彻执行。

     第四条　根据此管理办法，每年要对各专业委员会开展学术活动方面的工作进行考核，对能遵循本管理办法，按时上报学术活动计划和会后汇报总结的专业委员会，要给予表扬和适当的奖励，对没有遵循本管理办法，不能积极开展学术交流活动的专业委员会提出批评。

     第五条　协会及其所属专业委员会组织的各类学术会议统一由秘书处管理。每年召开的学术会议均须向秘书处申报，由秘书处汇总编制后，按计划组织实施，并报总会和省科协备案。

     第六条　以协会名义主办的学术会议须由协会批准，以协会专业委员会名义主办的会议由专业委员会同意后报协会批准。专业委员会举办会议的通知、招商函、会议背景板内容及照片必须与专业委员会申报的内容一致，会议主办单位必须为陕西省抗癌协会，会议出席领导必须为副秘书长级别以上领导。

     第七条　陕西省抗癌协会为各类学术会议的主办或承办单位，负责落实上级主管部门的管理要求和审计指令，制定学术活动总体发展规划，审批学术会议计划，对学术会议进行监督检查评比和审计。陕西省抗癌协会具体负责学术会议的财务管理工作。

     第八条　专业委员会主办会议时除署该专业委员会的正式名称外，还须冠之以“陕西省抗癌协会”字样，并可使用协会标识。专业委员会内部的专业学组不能主办正式的学术会议。

     第九条　会议的承办单位负责会议各项具体工作的组织实施。由协会主办的学术会议的承办单位既可以是经协会授权的机构，也可以是主办者协会自身。仅在道义上支持某会议而不承担组织、经济和法律方面的责任的单位称为“协办单位”或“支持单位”。协会也可协办或支持由其他单位主办的会议。

     第十条　由协会主办会议的承办单位按照如下程序选定：申请单位提出书面申请；秘书处考察和评估；由常务理事会审核批准。

     第十一条　学术会议计划由协会及其所属专业委员会提出。各专业委员会于每年11月30日前申报第二年的学术活动计划，由主任委员签字盖章后书面报送秘书处，汇总后报常务理事会审批。未经报批的学术活动均不能冠以陕西省抗癌协会名义召开。申请组织或承办会议的单位须在会议预定召开日期2个月前提交书面申请书和承办方案。

     第十二条　制订计划的核心是选好会议主题。学术会议的选题要贯彻我国科技与卫生工作方针，紧密结合肿瘤学科发展前沿及防治中急待解决的重大问题，符合当前世界肿瘤学发展的总趋势，并注意选题的计划性和连续性。

     第十三条　注意发展肿瘤学科与其它相关学科的交流，鼓励多学科联合召开综合性学术会议。坚持当前与长远相结合，普及与提高相结合，理论与应用相结合，治疗与预防相结合，中西医药相结合，国内与国外学术交流相结合。为政府领导决策服务及制订肿瘤防治研究规划和诊疗标准规范提供建议。

     第十四条　承办单位的职责是：组建会议组织机构、编制预算表、推广会议、征文和评审、组织论文出版、筹资、征询参会者、保障后勤和会务等。承办单位应定期向主办单位报告会议筹备情况，及时沟通，必要时召开会议协调有关工作。

     第十五条　委托承办时，主办单位的责任是：检查组织机构的构成、检查会议预算、协助推广、监督与协助筹备过程、检查论文质量、协助出版。

     第十六条　协会主办的会议，分别由理事长、副理事长或秘书长主持；各专业委员会召开的会议由主任委员或副主任委员主持。

     第十七条　会议的征文通知建议在会议召开前半年发出。承办单位通过印刷品、网站、专业媒体等方式宣传推广。

     第十八条　由协会主办的会议，协会对承办单位筹备过程进行检查、协调并给予必要的帮助。协会通过自有网站、会刊向会员发放消息。如需要协会协助邀请特邀讲者，讲者的费用由承办单位承担。

     第十九条　承办单位负责会议费用的筹措，并负责在会前做出平衡的预算表。

     (1)会议的收入包括：代表注册费、社会赞助费、展览收入、会场和文集广告、来自有关部门的专项经费等。

     (2)会议的支出包括：印刷费、交通和通信费、会场租用、设备及布置费、食宿费、推广和宣传费、特邀讲者费、人力资本费等。

     第二十条　会议财务由协会统一管理，根据会前的预算支出。会议结束后（半年内）应有财务结算报告。

     第二十一条　由协会主办的会议，协会会员有参加的优先权，且对协会会员的注册费不低于八折优惠。

     第二十二条　其他活动：会议期间可结合会议内容组织小型技术展览、技术讲座、技术咨询以及技术参观等活动。

     第二十三条　各类学术会议均应认真做好总结。总结可采取会议纪要、总结报告、简报等形式。总结内容应包括：会议简况、会议的收获、学科的进展及重要的决议或建议等。

     第二十四条　会议文件应由会议主办单位整理存档，在会议结束后一个月内报送协会秘书处。文件包括：征文通知，开会通知，会议日程表，代表名册，会议纪要、论文集、会议重要决议或专家建议等。

     第二十五条　本办法经协会常务理事会审议通过后执行，解释权归常务理事会。